Le rubriche sono di fatto il fulcro attorno a cui ruotano le attività in Outlook e spesso nasce la necessità di sincronizzarle con informazioni provenienti dal gestionale.
A partire dalla versione 2007 di Exchange è possibile utilizzare gli Exchange Web Services (EWS) che permette di comunicare con il server Exchange fornendo gran parte delle funzionalità disponibili attraverso Microsoft Office Outlook. Tramite EWS è quindi possibile integrare applicazioni con Exchange tramite SOAP. Questo significa ad esempio poter scrivere un’applicazione .NET che si occupa di sincronizzare le rubriche con dati presenti in database gestionali, inoltre dal momento che ci si basa su SOAP tale applicazione potrà essere eseguita anche su computer su cui non è installato Outlook.
Di seguito alcuni link utili dove ricavare informazioni e codice d’esempio:
Se la versione di Exchange è 2003 o precedente o se non si ha Exchange come server di posta, ma si desidera realizzare un’integrazione con le rubriche mediante un’applicazione .NET è possibile sfruttare il Microsoft Outlook's object-model come illustrato nel seguente How to automate Outlook by using Visual Basic.
Contatti duplicati in rubrica nel caso abbiano indirizzo e-mail e fax
Nel caso in cui un contatto abbia un indirizzo mail e un numero di fax comparirà due volte nella rubrica Outlook, per la precisione infatti viene creata una voce per ogni indirizzo e-mail e numero fax registrati sul contatto.
La funzionalità è by design come spiegato nel seguente Contacts with both an e-mail address and a fax number are listed twice when you select an e-mail recipient in Outlook, il concetto è che spesso è possibile inviare fax tramite mail e per questo motivo i fax vengono trattati come fossero indirizzi e-mail.
Volendo vendono suggeriti alcuni workaround per evitare la visualizzazione dei fax come ad esempio memorizzare il fax in un altro campo (soluzione non così comoda perché le descrizioni dei campi non sono modificabili) oppure anteporre al numero fax un prefisso tipo ‘Fax:’ perché in questo modo Outlook non riconoscendolo come numero valido non lo visualizzerà.
Per un esempio di script per l’aggiunta di un prefisso al numero di fax si veda Make the Address Book show only e-mail addresses, not fax numbers oppure l’Add-in per Outlook Rs Hide Fax.
Se si esegue l’aggiornamento di rubriche memorizzare su cartelle pubbliche si tenga presente che è possibile che i client possono avere qualche problema nel caso i contatti vengano eliminati e ricreati anziché aggiornati i quanto i loro ID utilizzati da Outlook vengono modificati. In questo caso occorre attendere che Outlook sincronizzi nuovamente la cartella pubblica.
Contatti non visualizzati in rubrica
Se si importano i contatti in cartelle diverse da quella predefinita per la mailbox occorre impostare la visualizzazione delle stessa.
Per una descrizioni di altri problemi e relative soluzioni riguardo alla mancata o errata visualizzazione dei contatti in rubrica si vedano: